Rize, Merkez, Şehit Nedim Çalık Ortaokulu

TÜBİTAK 4006 Bilim Fuarı sürecini yürütürken edindiğim deneyimler, bu sürecin planlı ve sistemli bir şekilde yürütülmesinin ne kadar önemli olduğunu bana bir kez daha göstermiştir. Bilim fuarı; proje fikrinin ortaya çıkmasından başvuru sürecine, uygulama aşamasından fuar organizasyonuna kadar pek çok adımı içinde barındıran kapsamlı bir çalışma sürecidir. Bu nedenle sürecin başından itibaren belirli bir yol haritası ile ilerlemek, hem proje yürütücüsü hem de danışman öğretmenler açısından büyük kolaylık sağlamaktadır.

Bu rehberi hazırlarken amacım, TÜBİTAK 4006 Bilim Fuarı sürecinde edindiğim deneyimleri ve uygulamada karşılaştığım durumları bir araya getirerek süreci daha anlaşılır ve planlı hale getirebilecek bir çerçeve sunmaktır. Rehberde yer alan adımlar, kendi yürütücülük deneyimlerim doğrultusunda oluşturulmuş olup, fuar sürecinde izlenebilecek pratik bir yol haritası sunmayı amaçlamaktadır.

Burada belirtilen tarih ve zaman aralıkları genel bir planlama örneği niteliğindedir. Her okulun kendi imkânları, çalışma takvimi ve organizasyon yapısı doğrultusunda bu planlamalarda değişiklik yapılabileceği unutulmamalıdır.

Hazırladığım bu rehberin, TÜBİTAK 4006 Bilim Fuarı sürecini yürütecek öğretmenlere ve okul yöneticilerine süreci planlama ve yürütme konusunda yol gösterici bir kaynak olması en büyük temennimdir.

1. Adım – Başvuru Öncesi Planlama Süreci (Haziran–Eylül)

• Okul yönetimi tarafından, Haziran ayında yapılan sene sonu öğretmenler kurulu toplantısında, bir sonraki eğitim-öğretim yılında TÜBİTAK 4006 Bilim Fuarı yapılacağı duyurulur.

• Haziran ayında alınan fuar kararı, Eylül ayında gerçekleştirilen sene başı öğretmenler kurulu toplantısında öğretmenlere yeniden hatırlatılır.

• Öğretmenlerden gelen talepler doğrultusunda TÜBİTAK 4006 Bilim Fuarı sürecine ilişkin bilgilendirme semineri düzenlenmesine karar verilir.

• Alanında deneyimli ve daha önce TÜBİTAK süreçlerinde görev almış bir eğitmen öğretmen tarafından seminer verilmesi sağlanır.

• Okulun TÜBİTAK 4006-A mı yoksa 4006-B türü mü için uygun olduğu, önceki dönem uygulama kılavuzu incelenerek veya semineri veren öğretmenin yönlendirmesi doğrultusunda belirlenir. (İlk kez başvuru yapacak okullar için başvuru türü genellikle 4006-A’dır.)

• Süreci yürütecek Proje Yürütücüsü öğretmen, öncelikle gönüllü öğretmenler arasından belirlenir ve okul yönetimi tarafından görevlendirilir.

• İl/ilçe TÜBİTAK iletişim (WhatsApp) grubuna proje yürütücüsü, il/ilçe AR-GE birimi tarafından dahil edilir.

• Proje yürütücüsü öğretmen, TÜBİTAK tarafından yayımlanan başvuru takvimi doğrultusunda süreci başlatır ve planlamayı yapar.

2. Adım – Resmî Başvurunun Başlatılması ve Proje Yazım Süreci (Ekim Ayı)

• Proje yürütücüsü öğretmen, okul adına TÜBİTAK Bilimiz sistemi (https://bilimiz.tubitak.gov.tr) üzerinden ARBİS bilgileri ile sisteme giriş yapar. (ARBİS kaydı bulunmayan öğretmenler, ARBİS sistemi üzerinden kayıt oluşturur.)

• Okul ve yürütücü bilgileri sisteme girilerek başvuru süreci resmî olarak başlatılır.

• Proje yürütücüsü öğretmen, süreç boyunca bilgi akışını sağlamak amacıyla TÜBİTAK 4006 Bilgilendirme Okul WhatsApp grubuoluşturur.

• Tüm danışman öğretmenler bu gruba eklenir.

• Okulda mümkün olduğunca her branştan proje yazılması hedeflenir.

• Proje yürütücüsü ve okul yönetimi tarafından öğretmenlerin ders saati ortalamaları dikkate alınarak yazılacak proje sayısı belirlenir ve öğretmenlere bildirilir.

• TÜBİTAK tarafından yayımlanan ilgili döneme ait uygulama kılavuzu, proje yürütücüsü tarafından dikkatle incelenir. (Başvurunun yapılacağı döneme ait çağrı kılavuzu esas alınır.)

• Danışman öğretmenlere yönelik 1. bilgilendirme toplantısı, proje yürütücüsü tarafından yüz yüze veya çevrimiçi ortamda gerçekleştirilir.

• Bu toplantıda proje yazım süreci, başvuru aşamaları ve proje teslim takvimi öğretmenlere açıklanır.

• Proje örnekleri ve gerekli dokümanlar proje yürütücüsü tarafından WhatsApp grubunda danışman öğretmenlerle paylaşılır.

• Ortaokul kademesindeki öğrencilere TÜBİTAK sürecine ilişkin bilgilendirme sunumları proje yürütücüsü veya danışman öğretmenler tarafından yapılır. Bu süreçte TÜBİTAK proje günlüğü tanıtılır, çalışma takibinde nasıl kullanılacağı öğrencilere açıklanır.

• Proje yazım süreci 15 Ekim itibarıyla başlatılır.

• Proje yazacak ve fuara katılım sağlayacak öğrenciler, danışman öğretmenler tarafından belirlenerek WhatsApp grubunda duyurulur. Bir öğrencinin birden fazla projede görev alabilmesine imkân bulunmasına rağmen; fuar günü sunum masalarında boşluk oluşmaması ve proje başında aksaklık yaşanmaması adına öğrencilerin mümkün olduğunca tek projede görev almaları tavsiye edilir.

• Proje adı, ana alan, tematik alan ve proje türü gibi bilgiler on gün içerisinde proje yürütücüsüne iletilir. (4006-A türü projelerde inceleme, araştırma ve tasarım türlerinin her birinden proje bulunmasına dikkat edilir. Bu nedenle proje dağılımını görmek amacıyla bu bilgiler önceden alınır.)

3. Adım –Proje Yazımı ve Başvuruya Hazırlık (Kasım Ayı)

• Proje sahibi öğrenciler, danışman öğretmenlerin rehberliğinde görev aldıkları projelerin yazımını tamamlar.

• Hazırlanan projeler, sistem kayıt tarihinden en az 10 gün önce danışman öğretmenler tarafından proje yürütücüsünün e-posta veya WhatsApp hesabına gönderilir.

• Mülakat, anket, gözlem formu vb. veri toplama araçları da projelerle birlikte proje yürütücüsüne iletilir.

• Araştırma izni gerektiren projeler için gerekli başvurular, proje yürütücüsü tarafından araştırmaizinleri.meb.gov.tr adresi üzerinden yapılır. Sistem başvuru sürecini yönlendirmekte olup gerektiğinde il/ilçe AR-GE birimlerinden destek alınabilir.

• Proje yürütücüsü, kendisine iletilen tüm projeleri biçim ve içerik açısından kontrol eder.

• Tespit edilen eksiklikler danışman öğretmenlere bildirilir.

• Gerekli görülen projelerde düzenlemelerin yapılması sağlanır.

• Tamamlanan projeler ve araştırma projelerinde izinleri alınmış veri toplama araçları, proje yürütücüsü tarafından TÜBİTAK Bilimiz sistemine yüklenerek proje kayıtları tamamlanır.

• Başvuruların tamamlanmasının ardından TÜBİTAK tarafından yürütülen değerlendirme süreci beklenir ve kabul edilen projeler açıklanana kadar süreç proje yürütücüsü tarafından takip edilir.

4. Adım – Kabul, Bilgilendirme ve Uygulamaya Geçiş Süreci (Şubat Sonu – Mart Ayı)

• TÜBİTAK tarafından desteklenmeye hak kazanan projeler ve okullar açıklanır. (Genellikle 25 Şubat civarında duyurulmaktadır.)

• Kabul edilen projeler için e-imza süreci proje yürütücüsü tarafından başlatılır.

• Mart ayının ilk haftasında proje yürütücüsü tarafından danışman öğretmenlere yönelik 2. bilgilendirme toplantısı çevrim içi ortamda gerçekleştirilir.

• Projelerde görev alan öğrenciler için veli onam formları ailelerden alınır ve fuar süreci tamamlanana kadar saklanır.
(Veli onam formları bilimiz.tubitak.gov.tr adresinden indirilmektedir.)

• Projelerde yer alan öğrenci değişiklikleri, danışman öğretmenler tarafından proje yürütücüsüne bildirilir.

• Danışman öğretmen, görevli öğrenci ve proje listeleri oluşturularak proje yürütücüsü tarafından arşivlenir.

• Yazım süreci tamamlanan projeler uygulama aşamasına geçer. (Deney, gözlem, veri toplama vb.)

• Uygulama sürecinde yapılacak harcamaların TÜBİTAK uygulama kılavuzuna uygun şekilde yapılması gerektiği danışman öğretmenlere hatırlatılır.

• Yapılan harcamalara ait faturaların geçerli ve usule uygun şekilde düzenlenmesi sağlanır.

• Örnek fatura görselleri danışman öğretmenlerle WhatsApp grubunda paylaşılır.
(Uygulama kılavuzunda da örnek faturalar bulunmaktadır.)

• Danışman öğretmenlere, projeleri için gerekli harcama tutarları belirlenen usule göre hesaplarına aktarılır.

• TÜBİTAK afiş ve poster tasarım kurallarına uygun proje posterleri, proje yürütücüsü ve okul yönetimi iş birliğiyle hazırlanır.

5. Adım – Uygulama Süreci ve Hazırlıklar (Nisan Ayı)

• Yazım süreci tamamlanan projelerinuygulama aşaması bu ay boyunca da devam eder. (Deney, gözlem, veri toplama vb.)

• Proje uygulama süreci 30 Nisan tarihine kadar sürdürülür ve bu süreçte projelere ait gerekli çıktılar elde edilir.

• Ay sonuna kadar, proje sunum posterlerinde yer alacak başlık ve içerikler çıktı alınabilecek şekilde hazır hale getirilir.

• Proje yürütücüsü öğretmen, okul yönetimi ile iş birliği içinde fuar için gerekli materyallerin temin sürecini başlatır.

• Bu kapsamda fuar için gerekli materyaller planlanır:

  • Tişört
  • Şapka
  • Yaka kartı
  • Afiş ve sunum panoları
  • Proje poster basımları

• Bu ürünlerin temini için uygun fiyatlı bir reklam firması ile anlaşma yapılır ve sürecin takibi proje yürütücüsü tarafından gerçekleştirilir.

• Fatura kesim işlemleri TÜBİTAK uygulama kılavuzuna uygun şekilde yürütülür.

• Yapılan tüm harcamaların kılavuzda belirtilen usullere uygun ve geçerli belgelere dayandırılması gerektiği danışman öğretmenlere hatırlatılır.

• Proje yürütücüsü, fatura kontrollerini gerçekleştirir ve muhasebe süreçlerini okul yönetimi ile iş birliği içinde yürütür.

6. Adım– Fuar Alanı Düzenlemesi ve Açılış Hazırlıkları (Mayıs Ayı)

• Fuar alanının genel düzeni, masa yerleşimleri ve proje dağılımları proje yürütücüsü öğretmen tarafından planlanır. Her proje ve masa için numaralandırma yapılır ve bu numaralar projelerle eşleştirilir.

• Hazırlanan masa ve proje numara listesi danışman öğretmenlerle paylaşılır. Danışman öğretmenler, kendi projelerinde görev alan öğrencileri fuar süreci, ziyaretçileri karşılama, proje sunum biçimi ve görev dağılımları konusunda bilgilendirir.

• Fuar için hazırlanan davetiyeler resmî kurumlara, çevre okullara, velilere ve yerel paydaşlara ulaştırılır.

• Fuarda ikram edilecek ürünler (çay, meyve suyu, kek vb.) için velilerin desteğiyle bir ikram masası organize edilir. Ayrıca fuar süresince görevli öğrencilerin ihtiyaçlarını karşılayabilmeleri için okul idaresi tarafından su, kek vb. küçük atıştırmalıkların temin edilmesi planlanır.

• Fuar tarihinden bir veya iki gün önce fuar brandası belirlenen alana yerleştirilir, fuar alanı süslenir ve tüm proje panoları kendilerine ait numaralı masalara yerleştirilir. Alan yerleşimi ve düzen kontrolleri açılıştan bir gün önce tamamlanır.

• Açılış konuşmaları ve program sıralaması okul yönetimi ve proje yürütücüsünün koordinasyonuyla hazırlanır; konuşma yapacak katılımcılar belirlenir.

• Misafirlerin karşılanması için iki öğrenci görevlendirilir ve girişte kolonya ile çikolata ikramı yapılır.

• Görevli öğrencilerin fuar süresince sunum masalarını boş bırakmamaları için nöbetleşe bir sistem uygulanır. Böylece öğrenciler temel ihtiyaçlarını kısa süreli ayrılarak karşılayabilir.

• Fuar alanında genel düzenin sağlanması ve süreçte oluşabilecek ihtiyaçların hızlı şekilde giderilebilmesi amacıyla proje yürütücüsü öğretmen dışında alan kontrolünü sağlayacak öğretmenler görevlendirilir.

• Öğrencilerin uzun süre ayakta kalmasından kaynaklanabilecek yorgunluğu azaltmak amacıyla sunum masalarının altına yerleştirilen tabureler ile ziyaretçi yoğunluğunun az olduğu zamanlarda kısa süreli dinlenmelerine imkân sağlanır.

• Açılış töreni ve fuar süresince gerçekleştirilen tüm etkinliklerin fotoğraf ve video kayıtları alınır. Bu amaçla fotoğraf çekimi ve görsel kayıtların düzenli şekilde yapılabilmesi için ayrıca bir öğretmen görevlendirilir. Elde edilen kayıtlar hem okul arşivinde saklanır hem de okulun tanıtım ve sosyal medya paylaşımlarında kullanılır.

7. Adım: Fuar Sonuç Süreci ve Belgelerin Teslimi

(Mayıs Sonu – Haziran Ortası İtibariyle)

• Her projeye ait danışman öğretmen ve öğrenci bilgileri (ad-soyad, telefon, e-posta, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası) sisteme eksiksiz olarak girilir. Ayrıca her projenin sonuç bilgisi ve projeye ait en az bir fotoğraf sisteme yüklenir.

• TÜBİTAK bütçesinden yapılan tüm harcamalara ait faturalar PDF formatında ilgili bölümlere yüklenir. Harcama kalemlerine ilişkin gerekli açıklamalar sistemde belirtilir.

• Proje yürütücüsü öğretmen tarafından;

  • Danışman öğretmenlerin katkı düzeyi,
  • Öğrencilerin süreçteki sorumlulukları,
  • Okul yönetiminin projeye sağladığı destek durumu

değerlendirilerek sisteme girilir.

• TÜBİTAK sonuç sisteminde belirtilmesi istendiği şekilde süreçte karşılaşılan zayıf yönler yazılır ve gelecek yıllara yönelik geliştirme önerileri sisteme eklenir.

• Tüm bilgiler girildikten sonra başvuru sistemi proje yürütücüsü öğretmen tarafından onaylanarak süreç tamamlanır.

• TÜBİTAK tarafından sistem üzerinden tanımlanan

  • Danışman öğretmen katılım belgeleri
  • Proje yürütücüsü belgesi
  • Öğrenci katılım belgeleri

proje yürütücüsü tarafından sistemden indirilir.

• Belgelerde yer alan eksik veya hatalı kısımlar düzenlenerek tamamlanır.

• Belgeler yazıcıdan veya reklam firmasından çıktı alınarak;

  • Öğrencilere karne günü sınıflarda,
  • Danışman öğretmenlere ve proje yürütücüsüne ise karne töreni sırasında takdim edilir.

8. Adım: Haziran Ortası – Eylül Sonu

• Sisteme yüklenen tüm proje, katılımcı ve mali belge bilgileri TÜBİTAK tarafından kontrol edilir.

• Danışman öğretmen, öğrenci bilgileri, harcama belgeleri ve süreç raporları ayrıntılı şekilde incelenir.

• Eksik veya hatalı görülen alanlarla ilgili proje yürütücüsüne sistem üzerinden geri bildirim yapılır. Gerekli düzeltmeler talep edilirse, belirtilen süre içerisinde eksiklikler tamamlanır.

• Tüm bilgiler ve belgeler TÜBİTAK tarafından uygun bulunursa fuar süreci tamamlanmış kabul edilir ve sistem üzerinden fuar kapanışı onaylanır.

• Raporun kabul edilmesinin ardından Proje Teşvik İkramiyesi (PTİ) TÜBİTAK tarafından proje yürütücüsünün banka hesabına yatırılır.

• PTİ ödemesinin yapılmasıyla birlikte TÜBİTAK 4006 Bilim Fuarı süreci resmî olarak sona ermiş olur.